Bolaget är registrerat och klart. Nu börjar den del som ingen berättar om i förväg — den löpande vardagen. Allt från vad "bokföra" faktiskt betyder till hur du tar ut pengar utan att göra fel.
Räkenskapsår januari–december. Missa en → direkt ränta eller böter.
👆 Klicka på ett avsnitt för att läsa mer — klicka igen för att stänga.
År 1494 publicerade en italiensk franciskanermunk vid namn Luca Pacioli en matematikbok. I ett kapitel — Summa de arithmetica — beskrev han ett system för att hålla reda på pengar som handlare i Venedig använt i generationer. Han kallade det la methode veneziana — den venetianska metoden.
Det är exakt samma system du använder i Bokio idag. 530 år gammalt. Oförändrat.
Varför fungerar det fortfarande? Därför att det löser ett grundläggande problem: alla pengar måste komma någonstans ifrån och gå någonstans. Betalar du 1 000 kr för en dator — varifrån kom pengarna? (Från kontot.) Och vart gick de? (Till en ny tillgång.) Det systemet kallas dubbel bokföring — varje transaktion registreras alltid på två ställen.
Många som precis börjat ett AB sitter och stirrar på det tomma fältet i Bokio och undrar: vad ska jag egentligen skriva här? Det är fullt rimligt — ordet "bokföra" är inte självförklarande.
Bokföra = att skriva ner en ekonomisk händelse i en bok (idag: ett datorprogram) på ett standardiserat sätt så att det syns i räkenskaperna. Det är inte mer avancerat än det.
En "ekonomisk händelse" kan vara:
Varje sådant händelse ska skrivas ner — det är lagen. Bokföringslagen säger att alla affärshändelser ska dokumenteras i den ordning de inträffar, senast nästa arbetsdag.
Det är lätt att tycka att bokföring är onödig byråkrati. Men det är faktiskt tre riktigt bra skäl att den existerar:
1. Skatteverket kan kontrollera dig
Du deklarerar bolagsskatt, moms och arbetsgivaravgifter. Skatteverket kan begära att se underlaget. Bokföringen är beviset. Utan den har du ingenting att visa upp.
2. Du ser om bolaget tjänar pengar
Kontosaldot är inte detsamma som vinst. Du kan ha 100 000 kr på kontot men ha obetalda skulder på 120 000 kr. Bokföringen visar det — en vanlig banköversikt gör det inte.
3. Årsredovisningen kräver det
Varje år ska du lämna in en årsredovisning till Bolagsverket. Den byggs upp av hela årets bokföring. Har du inte bokfört löpande → ingen årsredovisning → 5 000 kr i böter.
I Bokio finns en vy som heter Händelser att bokföra (eller "Inkorg" i nyare versioner). Det är din startpunkt.
Varje gång något händer på ditt företagskonto — en inbetalning, en kortbetalning, en avgift — dyker det upp i den listan automatiskt. Bokio hämtar det från bankintegreringen.
Din uppgift: gå igenom listan och "matcha" varje rad mot ett kvitto eller en faktura, och välj rätt kategori. Det är allt.
För många vanliga händelser föreslår Bokio en bokföringsmall direkt. Du köpte lunch med företagskortet → Bokio föreslår "Representation" eller "Livsmedel (ej avdragsgillt)".
Du behöver inte förstå alla detaljer. För de flesta transaktioner räcker det att:
Ibland behöver du bokföra något som inte syns i inkorgen automatiskt — till exempel aktiekapitalet när du sätter in det, eller ett utlägg du betalat privat.
I Bokio: klicka Bokföring → Ny verifikation → Bokför manuellt.
Du fyller i:
Debet och kredit förklaras i nästa avsnitt — men du behöver inte förstå dem djupt för att komma igång. De flesta mallar fyller i dem åt dig.
När du sätter in aktiekapitalet (25 000 kr) på företagskontot ser du en inbetalning på kontot — men Bokio vet inte varifrån den kom eller vad den är.
Du behöver bokföra det manuellt: Bokföring → Ny verifikation → Bokför manuellt.
Och här är problemet som de flesta fastnar på: vad ska man skriva i "konto"-fältet?
Nyckeln är att skriva "aktiekapital" som sökord i kontofältet. Då dyker konto 2081 Aktiekapital upp — det är precis det du vill ha.
Bokföringen ska se ut så här:
Vad det betyder i vanlig svenska: "Företagskontot (1930) fick 25 000 kr, och det kom från aktiekapitalet (2081)."
Om du inte bokför aktiekapitalet korrekt ser det ut som att bolaget har fått en mystisk inbetalning på 25 000 kr utan förklaring. Det stämmer inte i bokföringen — och det syns direkt om någon tittar på räkenskaperna.
Aktiekapital är bolagets egna kapital — ägarens insats i bolaget. Det är inte en intäkt (du tjänade det inte), det är inte ett lån (du lånade det inte), det är grundkapitalet du sköt till när du startade.
I balansräkningen hamnar det på skuldsidan — inte för att du är skyldig dig själv pengar, utan för att det tekniskt sett är en skuld till aktieägarna (dig) om bolaget likvideras.
Debet kommer från latinets debet — "han/hon är skyldig". Det stod bredvid personen som var skyldig dig pengar.
Kredit kommer från creditor — "den som litar på", alltså din fordringsägare. Det stod bredvid vem du var skyldig pengar.
I den venetianska handelsboken satt de bredvid varandra: till vänster stod vem som var skyldig dig (debet), till höger stod vem du var skyldig (kredit). Summorna måste alltid gå jämnt upp.
Idag är det inte längre person-kopplat — du skriver kontonummer istället. Men principen är identisk med 1494.
Du behöver inte kunna härleda debet/kredit från latinets ursprung. Du behöver tre tumregler:
Gyllene regeln: Debet och kredit på samma verifikation ska alltid vara lika stora. Om de inte stämmer har du gjort fel någonstans.
I vardagsspråket låter "kredit" som skuld — kreditkort, kreditupplysning, "i kredit hos banken". I bokföringen är kredit helt neutralt — det är bara höger kolumn.
När en kund betalar 100 000 kr för en faktura bokför du:
3001 (intäkt) ökar i kredit — det är positivt. Kontot (tillgång) ökar i debet — också positivt. Två positiva saker, och allt stämmer.
Ett utlägg uppstår när du betalar en affärskostnad med privata pengar istället för företagets konto. Det händer hela tiden — du köper en kaffetallrik på mötet, köper en USB-hubb online, fyller bensinen på väg till en kund.
Det är helt OK att göra det. Det är inte ett misstag. Men det måste hanteras rätt så att:
Exempel: du köpte kontorsmaterial för 250 kr med privat kort. Kvittot visar 200 kr + 25% moms (50 kr). Totalt 250 kr.
Vill du ha tillbaka pengarna: betala sedan 250 kr från företagskontot till dig. I Bokio → inkorgen → matcha den utgående betalningen mot "Återbetalning utlägg [ditt namn]".
Gå igenom alla rader under Händelser att bokföra. Matcha varje transaktion mot ett kvitto eller en faktura. Kategorisera rätt. Mål: noll kvar.
Gör det veckovis så det inte staplas upp. 20 transaktioner är enkelt att hantera, 80 är överväldigande.
I Bokio → Fakturering → se att inga fakturor är förfallna. Påminn kunden om de är det — vänta inte.
Obetald faktura efter 30 dagar brukar förfalla. Du kan lägga på dröjsmålsränta (för tillfället 11,75% per år = ca 1% per månad) — och du bör göra det. Det är inte otrevligt, det är standard i affärslivet.
Bestäm din lön för månaden. I Bokio → Löner → Ny lönekörning → välj dig → ange bruttolön → Bokio beräknar nettolön och arbetsgivaravgifter automatiskt.
Bokio skapar ett lönebilaga. Betala nettolönen till dig. Betala arbetsgivaravgifterna till Skatteverkets bankgiro.
Om du deklarerar moms kvartalsvis: detta steget gäller bara tre gånger om året. Om du deklarerar månadsvis: varje gång.
Bokio beräknar momsskulden automatiskt utifrån dina bokförda intäkter och kostnader. Du bekräftar → Bokio skickar in till Skatteverket. Betala momsbeloppet till Skatteverkets bankgiro senast på förfallodagen.
I Bokio → Bankavstämning: Bokio visar vad den tror att du har på kontot. Du jämför med vad banken visar. De ska stämma.
Om de inte stämmer: det finns en transaktion som inte är bokförd, eller en post bokfört dubbelt. Hitta och fixa det innan nästa månads transaktioner gör det ännu svårare.
Gå till skatteverket.se → Mina sidor → Skattekonto. Se att saldot är positivt eller noll. Är det negativt: du är skyldig Skatteverket pengar — troligen för att en arbetsgivardeklaration inte betalades i tid.
Det kostar ingenting att kolla. Det kostar ofta en hel del att inte kolla.
| Metod | Vad det är | Skatt | Kräver |
|---|---|---|---|
| 💼 Lön | Månadsbelopp till dig som anställd | Inkomstskatt + arbetsgivaravgifter (~31,42%) | Lönekörning, arbetsgivardeklaration varje månad |
| 📈 Utdelning | Vinst delas ut till dig som aktieägare via K10 | 20% (upp till gränsbeloppet) + bolagsskatt 20,6% redan betald | Årstämmebeslut, K10-bilaga i deklarationen, minst ett avslutat räkenskapsår |
| 🧾 Utlägg | Återbetalning för saker du köpt privat för bolagets räkning | Ingen skatt — det är bara pengar tillbaka | Kvitto, affärsmässigt syfte |
Lön är det enklaste sättet att ta ut pengar löpande. Du bestämmer beloppet varje månad — och kan sänka eller höja det.
Skatten är hög (inkomstskatt + arbetsgivaravgifter ca 31,42% av bruttolönen), men lön är avdragsgill för bolaget — det sänker bolagskatten.
Optimalt: Välj en lön som ger dig pensionsgrundande inkomst men inte mer — ofta det s.k. "löneunderlaget" för K10-beräkning. Din redovisningskonsult hjälper dig beräkna vad som är optimalt för din situation.
Utdelning beskattas med 20% upp till ett beräknat gränsbelopp. Sedan tillkommer bolagskatten (20,6%) som redan är betald innan utdelning kan ske. Kombinerat ca 37%.
För att kunna dela ut pengar krävs:
Utdelning sker normalt en gång per år — inte månadsvis som lön.
Det vanligaste misstaget för nybörjare är att swisha pengar till sig själv från företagskontot utan att göra en lönekörning eller registrera det som utlägg. Det känns ofarligt — pengarna finns ju på kontot.
Skattemässigt är varje oförklarad utbetalning från bolaget till dig ett lån. Och lån från eget bolag är skattebelagda som inkomst vid deklarationen.
Huvudregeln: Varje gång pengar lämnar företagskontot till dig ska det antingen vara: